ADMINISTRADOR
DE FINCAS
COLEGIADO
EN VALENCIA


GUÍA PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS

2017-05-28

En ocasiones sucede que una comunidad de propietarios decide ejecutar una obra o contratar un servicio y se da cuenta de que necesita un NIF para ello. Así suelen empezar las historias de comunidades de propietarios que se dan cuenta de que no han sido constituidas como tales. El proceso para la constitución de una comunidad de propietarios suele ser rápido y generalmente económico, en este artículo explicamos cómo se realiza

OBTENER LA DECLARACIÓN DE OBRA NUEVA Y DIVISIÓN HORIZONTAL

En primer lugar decir que este paso suele estar ya dado. Son raras las ocasiones en que no existe tal declaración ya que sin ella los distintos propietarios del edificio no pueden tener escritura de su departamento.

Este paso ha de darse en caso de que, por ejemplo, se haya heredado una finca en la que haya varios herederos que tengan una parte del total del edificio, y que decidan separar dicha finca en partes que posteriormente serán propias de cada cual y transmisibles en el futuro.

Son casos como este, muy raros, en los que es necesaria la obtención de la división horizontal, para lo que deberán acudir a un notario que les informará de los trámites a seguir que son generalmente costosos, ya que implican la obtención de la división horizontal, registro, escritura de cada departamento y posibles impuestos.

 

CONVOCAR Y CELEBRAR LA JUNTA DE CONSTITUCIÓN

Se ha de convocar una junta de constitución de la comunidad de propietarios. Dado que no hay presidente en la comunidad, ésta la puede convocar cualquiera.

Estrictamente, al no haber presidente, la junta habría de convocarse por el 25% de los propietarios según el artículo 16.2 de la ley de propiedad horizontal, pero no tiene sentido quejarse de algo que en realidad sucede habitualmente: Que un propietario toma las riendas de la situación y convoca la reunión, o contrata los servicios de un administrador para que se encargue del asunto.

La en la junta se han de aprobar los siguientes puntos:

  1. Elección de los cargos que formarán la junta de gobierno, que son Presidente, Secretario (quien redactará el acta) y el Administrador (que suele acumular los cargos de secretario y administrador).

  2. Redacción de los estatutos especiales, si los hubiere. En caso de que no hayan estatutos, la comunidad se regirá por lo establecido en la ley de propiedad horizontal.

  3. Es muy conveniente la elaboración de un presupuesto o previsión de gastos anual, ya que es un requisito indispensable para la recaudación de cuotas, necesarias para afrontar los gastos de la comunidad.

  4. Cualesquiera otras decisiones que se quieran tomar. Es muy recomendable que se aprueben dos puntos más: La obtención del NIF de la comunidad y la apertura de una cuenta corriente comunitaria.

El acta la firmará el presidente y el secretario.

 

TRAMITACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNIDAD

Una vez se tiene el acta redactada es cuando hay que solicitar los documentos para legalizar la comunidad de propietarios y que pueda funcionar con normalidad:

Diligenciar libro de actas

El acta de constitución se escribe provisionalmente en un folio estándar, pero para que las actas tengan validez legal es necesario que estén escritas en el libro de actas de la comunidad. Este ha de estar diligenciado por el registro de la propiedad.

Así pues es necesario comprar un libro de actas, preferiblemente con hojas separables para poder imprimir las actas en lugar de escribirlas a mano, y llevarlo a diligenciar al registro de la propiedad correspondiente. Es muy importante que el libro se lleve al registro en blanco. De lo contrario no lo cogerán.

Una vez se tenga el libro diligenciado se ha de copiar el acta de constitución en el libro, y esta ha de ser firmada por presidente y secretario.

 

Obtención del NIF

Ya que para toda actividad de la comunidad es necesario su NIF, el siguiente paso es la obtención de este.

La agencia tributaria requiere para ello tan solo la cumplimentación del modelo 037, solicitando la obtención del NIF con copia y original del acta en la que se solicita la obtención del NIF y la primera hoja del libro de actas, donde se puede comprobar que el libro está diligenciado.

En caso de que la comunidad tenga trabajadores o ingresos por arrendamientos habrá que dar de alta como retenedora o recaudadora de IVA, pero son situaciones menos habituales y que siempre se puede corregir en el futuro.

 

Obtención de la cuenta corriente comunitaria

Para la obtención de la cuenta corriente se necesitan los mismos requisitos que para la obtención del NIF, y además la solicitud del mismo NIF en la agencia tributaria, el modelo 037 rellenado y presentado. El banco, una vez se conceda el NIF definitivo a la comunidad, solicitará una copia de éste.

El banco también solicitará el acta en la que se aprueba la apertura de esta cuenta corriente, por lo que es importante que en el acta se reflejen las características que la comunidad quiera que tenga la cuenta.

 

Observaciones

Si se abre una cuenta corriente con autorizados mancomunados será necesario la firma de ambos para cualquier cobro, pago o gestión de la cuenta. Si los autorizados son indistintos cualquiera de ellos podrá hacer gestiones, lo que puede implicar faltas de coordinación entre gestores.

Es por esto que vale la pena y se recomienda que un administrador colegiado lleve la cuenta corriente con firma única, ya que si está colegiado tendrá un seguro de responsabilidad civil y otro de crédito y caución, ya que todos los administradores colegiados estamos obligados a ello, por lo que se puede tener la seguridad de que los ahorros de la comunidad están a salvo mientras se gestiona ágilmente la cuenta corriente.

Por otro lado los administradores colegiados tenemos un convenio con el Banco Sabadell para que la cuenta corriente no genere comisiones bancarias, que a lo largo del año pueden acumular un gasto importante.


No dudéis en comentar y consultar cualquier duda que tengáis, o directamente visitar nuestra oficina en Valencia.

Colegiado nº 2271